Dans une récente décision la Cour administrative d’appel de Paris a eu l’occasion de préciser les règles en matière de composition du dossier individuel des agents publics, étant rappelé que ces derniers sont recevables à contester par le biais d’un recours pour excès de pouvoir une décision par laquelle une administration à refuser de retirer de leur dossier une ou plusieurs pièces dont ils estiment qu’elles ne peuvent légalement y figurer[1].

Bien qu’il n’existe aucune liste réglementaire fixant de manière précise et limitative la composition du dossier individuel, la législation (article L. 137-1 du CGFP[2]) en a tout de même définit les contours en prévoyant qu’il doit comporter « toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. ».

Sur le fondement de ces dispositions la Cour administrative d’appel de Paris, reprenant une jurisprudence constante[3] a rappelé que le dossier individuel du fonctionnaire « ne peut légalement contenir que des documents nécessaires à la gestion administrative de la carrière de l’intéressé ».

Au cas d’espèce elle a considéré que contrairement à ce qu’alléguait la requérante, les circonstances que le document litigieux « ne soit ni daté, ni signé de son auteur et ne mentionne pas le destinataire ne sont pas de nature à établir qu’il ne pouvait légalement figurer dans le dossier de l’agent ou qu’il serait un acte inexistant ». Précisons qu’en l’espèce le document comportait tout de même un signe distinctif, à savoir l’entête d’un des services de l’administration concernée.

Par ailleurs, après avoir analysé la teneur du document, les juges ont estimé d’une part, qu’il s’agissait d’un document portant sur la manière de servir, de sorte qu’il avait trait à la gestion de la carrière de l’agente, et d’autre part qu’il ne comportait aucun propos diffamatoire ni ne faisait référence à des faits matériellement inexacts. Enfin, la Cour administrative d’appel a écarté le moyen tiré de la méconnaissance des garanties prévues à l’article 6 de la CEDH (droit au procès équitable) en le qualifiant d’inopérant.

Par suite, l’agente n’était pas fondée à réclamer le retrait dudit document de son dossier.

Aussi, un document dont l’auteur et la date ne sont pas identifiés peut, sous réserve qu’il soit pertinent pour apprécier la manière de servir de l’agent ou ayant trait à la gestion de la carrière de l’agent, figurer au dossier individuel d’un agent.

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[1] Par ex : CE, 28 novembre 1980, M. Demarcy, n° 20742 ; CE, 25 juin 2003, n° 251833.

[2] En l’espèce était applicable un texte propre à la Nouvelle Calédonie mais qui reprend strictement la teneur de l’article L. 137-1 du CGFP. Larrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique a également fixé une nomenclature.

[3] Par exemples CAA Marseille, 29/11/2016, n° 15MA02121, CAA DOUAI, 29/05/2019, n° 16DA01607.