La réforme des règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements, prévue par la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 dite « Engagement et proximité » (article 78), matérialisée par une ordonnance et un décret en date du 7 octobre 2021, est parue au Journal officiel du 9 octobre suivant.
L’objet de cette réforme, qui entrera en vigueur pour la quasi-totalité de ses dispositions le 1er juillet 2022, est de simplifier les outils dont les collectivités territoriales et leurs groupements disposent pour assurer l’information du public et la conservation de leurs actes et de moderniser leurs formalités de publicité et d’entrée en vigueur.
Retour sur les modifications opérées.
I. Le procès-verbal de séance (articles L. 2121-15, L. 3121-13 et L. 4132-12 du Code général des collectivités territoriales – CGCT)
Le procès-verbal de séance est un document probatoire : d’un point de vue juridique, il sert à démontrer que les délibérations adoptées l’ont été selon une procédure régulière ; d’un point de vue politique, il permet de connaître les prises de position des élus en séance. Il revêt donc une importance particulière.
Pourtant, son contenu n’était pas fixé par le CGCT. La réforme vient remédier à cette lacune et prévoit que le procès-verbal contienne « la date et l’heure de la séance, les noms du président, des membres [de l’organe délibérant concerné] présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance, le quorum, l’ordre du jour de la séance, les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant, s’agissant des scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote, et la teneur des discussions au cours de la séance ».
Il est, en outre, précisé que le document est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le chef de l’exécutif et le ou les secrétaires (l’ajout ne concerne que les communes et, par renvoi des articles L. 5211-1 et L. 5711-1, les établissements publics de coopération intercommunale – EPCI – et les syndicats mixtes fermés, dans la mesure où les dispositions applicables aux départements et régions prévoyaient déjà cette règle), qu’il est publié, dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté, sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la collectivité, lorsqu’il existe, et qu’un exemplaire sur papier est mis à la disposition du public.
L’exemplaire original, qu’il soit établi sur papier ou sur support numérique, est conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité.
II. Le registre des délibérations et des actes du maire (articles L. 2121-23 et L. 2122-29, R. 2121-9 et R. 2122-7 du CGCT)
La tenue d’un registre des délibérations et des actes du maire est une obligation pour les seules communes (et, par renvoi des articles L. 5211-1, L. 5211-2 et L. 5711-1 du CGCT, pour les EPCI et syndicats mixtes fermés).
La formalité tenant à la signature des délibérations, au sein de ce registre, par l’ensemble des élus présents à la séance au cours de laquelle elles ont été votées est supprimée. Dans l’état du droit en vigueur à compter du 1er juillet prochain, seuls le maire (ou le président) et le secrétaire de séance les signeront.
La mention, dans le registre, du nom des votants et de l’indication du sens de leur vote, est supprimée (article L. 2121-21 du CGCT), probablement en raison de sa redondance avec le procès-verbal.
En revanche, la réforme n’apporte pas de modification quant à la modernisation de la tenue du registre puisque, comme dans le droit actuel, il est prévu que celle-ci est assurée sur papier et « peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique », étant néanmoins précisé que, le cas échéant, si les délibérations sont signées électroniquement, le maire (ou le président) et le ou les secrétaires de séance apposent leur signature manuscrite, « pour chaque séance », sur le registre papier et non sur chaque délibération.
III. Le recueil des actes administratifs (articles L. 2121-24, L. 2122-29 et R. 2121-10, L. 3131-3 et R. 3131-1, L. 4141-3 et R. 4141-1, L. 5211-47 et R. 5211-41 du CGCT)
Le CGCT impose la publication, dans un recueil des actes administratifs, du dispositif des actes règlementaires pris par les autorités communales dans les communes de 3. 500 habitants et plus, intercommunales pour les EPCI comprenant une commune de plus de 3. 500 habitants (et pour les syndicats mixtes fermés, par renvoi de l’article L. 5711-1 du CGCT), départementales et régionales.
Cette obligation est supprimée.
IV. Le compte-rendu de séance (articles L. 2121-25 et R. 2121-11 du CGCT)
Le compte-rendu de séance du conseil municipal (et communautaire) est supprimé mais perdure une obligation d’information à la charge des collectivités concernées puisqu’il est prévu que la liste des délibérations examinées par l’organe délibérant est affichée à la mairie (ou au siège de l’EPCI) et mise en ligne sur le site internet de la collectivité, lorsqu’il existe.
A noter que la loi « Engagement et proximité » avait prévu, afin de favoriser l’information des conseillers municipaux non-conseillers communautaires, que leur étaient transmis le rapport d’orientations budgétaires, le rapport retraçant l’activité de l’établissement prévu par l’article L. 5211-39 du CGCT ainsi que le compte rendu des réunions de l’organe délibérant de l’EPCI (article L. 5211-40-2 du CGCT).
Afin de tenir compte de la suppression de ce document, l’ordonnance substitue, au compte-rendu de séance, le procès-verbal désormais mieux encadré.
V. Publicité et entrée en vigueur des actes (articles L. 2131-1 et R. 2131-1 et suivants, L. 3131-1 et R. 3131-2, L. 4141-1 du CGCT)
V.1. Cas général
La réforme met fin à l’obligation d’assurer l’affichage ou la publication sur papier des actes réglementaires et décisions ne présentant un caractère ni réglementaire, ni individuel en prévoyant leur publicité sous forme électronique uniquement (les décisions individuelles doivent, quant à elles, être notifiées à leurs destinataires).
La publicité est effectuée via le site internet de la collectivité. Les actes sont publiés « dans leur intégralité, sous un format non modifiable et dans des conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l’intégrité et à en effectuer le téléchargement » (ce qui était déjà le cas lorsque les collectivités procédaient volontairement à cette publicité).
Devra être mentionnée la date de mise en ligne de l’acte sur le site internet et la durée de publicité de l’acte ne pourra pas être inférieure à deux mois.
La dématérialisation est néanmoins assortie d’une obligation, pour les autorités décentralisées, de communiquer sur papier à toute personne qui en fait la demande les actes publiés sous forme électronique, afin de garantir l’information des administrés ne disposant pas d’internet ou ne maîtrisant pas les outils numériques.
En outre, en cas d’urgence, une possibilité d’assurer la publicité des actes par voie d’affichage est maintenue, en vue de permettre une entrée en vigueur de ces actes sans délai.
Enfin, une dérogation à l’obligation de dématérialisation est introduite pour les communes de moins de 3; 500 habitants, les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés, qui ne disposent pas nécessairement des moyens humains ou techniques requis par la dématérialisation. Ces communes et groupements peuvent ainsi choisir de recourir à l’affichage ou la publication sous forme papier, à la place d’une publication sous forme électronique, par une délibération valable pour la durée du mandat de leur organe délibérant. Ce choix peut être modifié à tout moment.
V.2. Documents d’urbanisme
Des modalités de publicité spécifiques aux documents d’urbanisme des communes et de leurs groupements compétents sont prévues. Les schémas de cohérence territoriale, les plans locaux d’urbanisme et les délibérations qui les approuvent seront ainsi publiés sur le portail national de l’urbanisme.
La publication sur ce portail conditionnera, avec leur transmission au préfet, le caractère exécutoire de ces documents.
Ces dispositions entrent en vigueur, de manière dérogatoire au reste de la réforme, le 1er janvier 2023.