L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 a été adoptée et s’inscrit dans le cadre plus global des dispositions applicables à certaines personnes morales de droit privé (société, association), et notamment les ASL.
Les dispositions de cette ordonnance sont entrées en vigueur le 3 décembre 2020, complétées par le décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 et applicables jusqu’au 1er avril 2021. Elles pourront par la suite être prorogées par décret jusqu’au 31 juillet 2021 (décret toujours en attente de publication).
L’ordonnance organise trois formes différentes d’assemblées générales :
I. L’assemblée générale sans aucune présence physique.
Cette option est limitée aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de convocation ou la date de l’assemblée font obstacle à la présence physique des membres, c’est-à-dire un confinement généralisé avec interdiction de déplacement. Les membres votent à distance ou bien en donnant un pouvoir.
Lorsque le vote par correspondance est choisi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, et que les statuts ne le prévoient pas, le décret du 18 décembre 2020 vient préciser quelques points.
Ainsi, le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée doivent être adressés à chacun des membres, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.
D’une manière générale, qu’il s’agisse de la consultation écrite, du vote par correspondance ou encore d’un cas où un pouvoir pourrait être donné, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que les membres de l’assemblée donnent leurs instructions de vote ou leur réponse par mail.
II. L’assemblée par téléconférence ou visioconférence.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.
Cependant, certaines conditions techniques doivent être respectées : ainsi, le dispositif doit permettre l’identification des membres, transmettre au moins la voix des participants et permettre une retransmission continue et simultanée des délibérations.
III. La consultation écrite.
Les associations ont désormais la possibilité de mettre en place des consultations écrites, même si cela est interdit ou n’est pas prévu par les statuts.
Lorsque la décision est prise par l’organe compétent de convoquer l’assemblée générale afin que les décisions relevant de la compétence des assemblées soient prises par voie de consultation des membres, les membres doivent en être informés selon les modalités du décret.
Ainsi, les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire. Le procès-verbal doit alors mentionner que l’association a fait application des mesures prévues par l’ordonnance pour réaliser son assemblée.