Covid-19 : les mesures exceptionnelles visant à assurer la continuité de la gouvernance des associations, fonds de dotation et fondations

Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19

Face aux mesures de restriction des déplacements et rassemblements prises par le Gouvernement dans le contexte d’épidémie de Covid-19, il est apparu indispensable d’adapter et simplifier la gouvernance des associations (mais aussi des fonds de dotation et des fondations et plus largement de toutes les personnes morales de droit privé) afin d’en assurer la continuité.  

En effet, la tenue des réunions des instances de gouvernance (à savoir Bureau, Conseil d’administration et Assemblée générale) des associations s’est trouvé nécessairement compromise, malgré le caractère urgent ou obligatoire de certaines réunions (notamment les réunions annuelles d’Assemblée générale pour l’approbation des comptes clôturés au 31 décembre devant se tenir au plus tard le 30 juin).  

C’est ainsi qu’est intervenue la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 , autorisant le Gouvernement à simplifier et adapter par voie d’ordonnance « les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales » (article 11 I 2° point f).  

Trois ordonnances ont notamment été adoptées sur ce fondement :  

  • L’ordonnance n° 2020-313 du 25 mars 2020 relative aux adaptations des règles d’organisation et de fonctionnement des établissements sociaux et médico-sociaux ; 
  • L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19 ; 
  • L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19. 

Ces trois ordonnances visent à adapter les règles de gouvernance en prorogeant les délais légaux d’approbation des comptes par l’Assemblée générale des associations et de dépôt du budget des établissement sociaux et médico-sociaux (ESSMS), d’une part, et généralisent la possibilité de tenue à distance des réunions des instances de gouvernance, d’autre part.  

 

I – La prorogation des délais légaux d’approbation des comptes par l’Assemblée générale des associations et de dépôt du budget des ESSMS 

L’ordonnance 2020-318 prévoit la prorogation de trois mois du délai d’approbation des comptes annuels (article 3).  

Cette mesure s’applique à toutes les associations dont les comptes ont été clôturés entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 précitée. Cette mesure ne s’applique toutefois pas aux associations dont le commissaire aux comptes aurait remis son rapport avant le 12 mars 2020 : pour celles-ci, le délai n’est pas prorogé. 

Ainsi, pour une association dont les comptes auraient été clôturés le 31 décembre 2019, et qui aurait dû être approuvés en Assemblée générale avant le 30 juin 2020, le délai d’approbation expire désormais au 30 septembre 2020.    

En cas de report de la réunion annuelle de l’Assemblée générale, il conviendra en outre de porter une attention particulière à l’ordre du jour de cette réunion, lorsque, outre l’approbation des comptes, elle devait également avoir pour objet de renouveler des mandats d’administrateurs. L’attention devra alors être portée aux statuts afin de déterminer si ceux-ci permettent la continuation des mandats jusqu’à une date ultérieure. Si la réunion ne peut pas être reportée, il pourra alors être envisagé de la tenir à distance, dans les conditions évoquées ci-après. 

Pour les associations tenues de remettre un compte-rendu financier attestant du bon emploi d’une subvention affectée à une dépense déterminée, le délai de six mois (à compter de la clôture de l’exercice) pour la transmission dudit compte-rendu est également prorogé de trois mois (article 5).   

Pour ce qui concerne plus spécialement les ESSMS, l’ordonnance n° 2020-313 prévoit une prorogation de quatre mois du délai légal pour le dépôt du budget (pour tous les délais expirant à compter du 12 mars 2020 et jusqu’à la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 susvisée) (article 1).  

 

II – La tenue à distance des réunions des instances de gouvernance des associations 

Malgré la prorogation de certains délais, le fonctionnement des structures peut, dans certains cas, nécessiter de maintenir les dates prévues des réunions malgré le confinement.  

C’est pourquoi l’ordonnance n° 2020-321 généralise l’organisation à distance des réunions des instances de gouvernance, même lorsque les statuts ne prévoient pas de telles modalités ou les excluent expressément.  

Cette Ordonnance s’applique à toutes les réunions d’Assemblée générale, de Conseil d’administration ou de Bureau devant se tenir à compter du 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’au plus tard le 30 novembre 2020 (article 11). 

Tout d’abord, lorsque les statuts prévoient la communication de certains documents et information aux membres de l’Assemblée générale préalablement à sa réunion (lorsque ceux-ci en font la demande), une telle communication pourra être effectuée par voie de communication électronique, y compris lorsque les statuts prohibent le recours à un tel mode de communication et sous réserve que les membres aient communiqué leurs adresses électroniques (article 3). Cette disposition ne concerne pas les réunions du Conseil d’administration et du Bureau.  

Ensuite, c’est la convocation à l’Assemblée générale qui se trouve simplifiée puisque les membres seront avertis de la tenue de la réunion par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits (article 4). Le recours à une convocation par courrier électronique, y compris si les statuts s’y opposent, sera ainsi valable. Il sera alors recommandé d’activer la fonction « accusé de réception » et « accusé de lecture ». Cette disposition ne concerne pas la convocation aux réunions du Conseil d’administration et du Bureau. 

En outre, les réunions des instances de gouvernance pourront se tenir hors la présence physiques de leurs membres, par l’intermédiaire de moyens de communication à distance (notamment par téléphone ou visioconférence), sous réserve que le moyen de communication choisi permette l’identification des membres et la transmission de leurs voix ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibération (article 4 pour les Assemblées générales et article 8 pour le Conseil d’administration et le Bureau). Cette possibilité est offerte y compris lorsque les statuts s’opposent à un tel mode de communication.  

Le choix d’un outil de visioconférence semble donc recommandé dans la mesure où l’identification des membres participants et des arrivées et départs en cours de réunion en sera facilité (étant rappelé que la tenue d’une feuille de présence reste requise). 

Le vote devra alors se tenir à main levée ou devra être reporté à une réunion ultérieure si l’un des membres devait exiger un vote à bulletin secret, dans l’hypothèse où les statuts prévoient une telle possibilité, sauf si un système de vote électronique assurant traçabilité et confidentialité a été mis en place.  

Enfin, la consultation écrite en lieu et place des réunions du Conseil d’administration et du Bureau sera possible y compris lorsque les statuts ne le prévoient pas ou le prohibent (article 9). Cette disposition n’est pas applicable à la réunion de l’Assemblée générale, sauf disposition des statuts en ce sens.  

En cas de recours à la consultation écrite, il sera recommandé d’encadrer celle-ci en définissant en amont les différentes étapes de celle-ci et en en informant les membres amenés à être consultés par écrit. Il sera ainsi pertinent de définir un temps pour l’envoi des documents pertinents, pour les contributions écrites des membres, puis, le cas échéant, pour les débats par visioconférence (ou par téléphone), puis pour le vote par courriel. 

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