le 06/04/2020

Sociétés d’habitation à loyer modéré, sociétés d’économie mixte, GIE, associations : prorogation des délais d’approbation des comptes et assouplissement des règles relatives à la tenue des assemblées et organes dirigeants

Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l'épidémie de covid-19

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

 

En raison de la difficulté – voire de l’impossibilité – pour les assemblées et organes dirigeants des personnes morales de droit privé de se réunir en raison des mesures de restriction des déplacements et rassemblements prises pour répondre à la crise sanitaire actuelle, diverses ordonnances ont été adoptées le 25 mars 2020 par le Gouvernement, notamment afin de leur accorder plus de temps pour approuver leurs comptes et assouplir les règles de réunion de leurs assemblées et de leurs organes de gouvernance.  

 

I – Prorogation des délais d’approbation des comptes 

L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 proroge de 3 mois le délai pour approuver les comptes clos entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un moins après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. 

Ainsi, une société qui avait jusqu’au 30 juin pour approuver ses comptes pourra y procéder jusqu’au 30 septembre 2020. 

Pour les sociétés anonymes ayant une gouvernance de forme dualiste, c’est-à-dire composée d’un conseil de surveillance et d’un directoire, le délai accordé au directoire pour arrêter les comptes et le communiquer au conseil de surveillance est également prorogé de 3 mois.   

Ces dérogations ne s’appliquent toutefois pas aux sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.  

 

II – Assouplissement des règles permettant aux organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction de se tenir en en visioconférence ou en téléconférence

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 20202, applicable aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 20203, permet aux membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction de participer aux réunions de ces derniers au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer, et ce, quel que soit l’objet de la décision (y compris par conséquent sur l’établissement des comptes annuels, du rapport de gestion et, le cas échéant, des comptes consolidés et du rapport sur la gestion du groupe). 

Les moyens utilisés doivent permettre l’identification des participants, garantir leur participation effective, transmettre au moins leur voix et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.  

 

III – Assouplissement des règles permettant de consulter par écrit les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

La même ordonnance permet également à ces organes de prendre des décisions par voie de consultation écrite de leurs membres sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, et ce, quel que soit l’objet de la décision.  

 

IV – Assouplissement des règles relatives aux assemblées générales

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 tend également à faciliter l’organisation des assemblées générales, tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 20204, en permettant :  

  • de communiquer par message électronique les documents ou informations qu’un membre d’une assemblée pourrait demander préalablement à sa tenue ; 
  • de réunir une assemblée à « huis clos », c’est-à-dire sans que les participants ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, dès lors que l’assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ;  
  • d’y participer au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants, sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, et ce, quel que soit l’objet de la décision (y compris, le cas échéant, l’approbation des comptes). Les moyens techniques utilisés doivent alors permettre l’identification des participants, transmettre au moins leur voix et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.   

Consultez la note de la Fédération des coopératives HLM réalisée en collaboration avec Seban &  Associés : https://www.hlm.coop/ressources/all/11222 

 

Par Lounès Khadir