le 14/05/2020

Précisions quant aux règles relatives à la tenue des assemblées en période de confinement

Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19

À la suite de l’entrée en vigueur des ordonnances du 25 mars 2020, et plus particulièrement de l’ordonnance n° 2020-321 destinée à faciliter la tenue des assemblées générales et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des sociétés durant la crise sanitaire, un décret a été adopté afin d’en préciser les conditions d’application.    

Celui-ci est applicable aux réunions des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 31 juillet 2020,  

Ses principales dispositions présentées ci-dessous concernent plus particulièrement les sociétés anonymes non cotées.   

 

Modalités de la délégation au DG pour décider du huis clos (art. 2) : pour rappel, en cas d’assemblée convoquée en un lieu affecté par une mesure limitant ou interdisant les rassemblements au moment de la convocation ou de la réunion, le conseil l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale ou le représentant légal peut décider de tenir l’assemblée générale « à huis clos », c’est-à-dire hors la présence physique des associés (art. 4 de l’ordonnance n° 2020-321). En cas de délégation de ce pouvoir au représentant légal de la société, le décret précise que celle-ci doit être établie par écrit (papier ou électronique) et indiquer la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.  

  

Possibilité d’envoyer par message électronique les pouvoirs et les formulaires de vote (art. 3) : l’organe qui convoque l’assemblée (ou son délégataire) peut autoriser les associés votant par correspondance ou se faisant représenter à adresser leurs instructions de vote ou leurs mandats par message électronique à l’adresse indiquée à cet effet dans la convocation.  

  

Mentions du procès-verbal (art. 4) : lorsqu’une assemblée générale se réunit « à huis clos », le procès-verbal doit préciser que celle-ci s’est réunie en application de l’article 4 de l’ordonnance ainsi que la nature de la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.  

De même, lorsque des associés participent à l’assemblée par conférence téléphonique ou audiovisuelle en application de l’article 5 de l’ordonnance, le procès-verbal doit le mentionner.  

  

Recours au vote électronique (art. 5) : le décret instaure la possibilité de voter aux assemblées générales par des moyens électroniques de télécommunication, sur décision de l’organe qui convoque l’assemblée, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet. Dans ce cas, la société reste toutefois obligée d’aménager un site exclusivement consacré à ces fins et auquel les associés ne peuvent accéder qu’après s’être identifiés au moyen d’un code fourni préalablement à la séance. 

  

Modalités de représentation en cas d’AG « à huis clos » (art. 6) : lorsqu’un associé décide de se faire représenter par un mandataire alors que l’assemblée générale se tient « à huis clos » en application de l’article 4 de l’ordonnance, le mandat, avec indication du mandataire, doit être adressé à la société jusqu’au 4ème jour précédant la date de l’assemblée.  

Le mandataire doit quant à lui adresser à la société ses instructions pour l’exercice du mandat dont il dispose, par le biais d’un formulaire de vote par correspondance, par voie électronique à l’adresse électronique indiquée par la société au plus tard le 4ème jour précédant la date de l’assemblée.  

Le décret maintient ainsi la possibilité pour les associés de se faire représenter, alors même que l’assemblée se tiendrait « à huis clos », tout en fixant des délais plus restrictifs permettant de faciliter le traitement des procurations.  

  

Changement du mode de participation à l’AG (art. 7) : en principe, un associé qui a déjà exprimé son vote à distance ou envoyé un pouvoir ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’assemblée, sauf disposition contraire des statuts (art. R. 225-85, III). Le décret permet toutefois d’y déroger, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire, en choisissant un autre mode de participation à l’assemblée, sous réserve de faire parvenir les instructions à la société dans les délais requis.  

  

Composition du bureau de l’AG à huis clos : désignation du président et des scrutateurs (art. 8) : en cas de réunion de l’assemblée générale à huis clos en application de l’article 4 de l’ordonnance, si l’assemblée ne peut être présidée par le président du conseil ou, en son absence, par la personne prévue dans les statuts, alors elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux.  

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) désigne 2 scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les associés. A défaut, ils peuvent être choisis en dehors d’eux.  

  

Les associés sont informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées.