Le décret n° 2020-419 du 10 avril 2020 relatif aux modalités de consultation des instances représentatives est paru le 11 avril dernier. 

Il vient compléter les dispositions de l’article L. 2315-4 du Code du travail qui prévoyait déjà la possibilité de tenue des séances par visio-conférence.  

Désormais, la tenue des séances par conférence téléphonique ou messagerie instantanée est possible dès lors que le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective. 

Le procédé choisi doit permettre la retransmission continue et simultanée du son des délibérations.  

Lorsqu’il y a un vote à bulletin secret le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.  

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. 

Lorsque la réunion a lieu par messagerie instantanée, Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.   

 
La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes : 

1° L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques ;  

2° Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ; 

3° Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ; 

4° Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres. 

Ces dispositions ne sont cependant applicables que pendant la période d’urgence sanitaire.